Utopie papierloses Büro? So klappt’s auch mit der Reisekostenabrechnung
Nicht wenige Firmen haben Bestrebungen in die Wege geleitet, ein papierloses Unternehmen zu werden. Doch während sich Briefe und Co. leicht digitalisieren lassen, ist die Sachlage bei Abrechnungen für das Finanzamt deutlich schwieriger. Die papierlose Reisekostenabrechnung ist deswegen für zahlreiche Unternehmen die letzte Bastion der Papierverschwendung und der einzige Grund, überhaupt noch über einen Drucker zu verfügen. Doch auch hier haben sich in den letzten Jahren neue Optionen eröffnet, die das Finanzamt anerkennt. Wie dieser Prozess funktioniert und welche Vorteile die papierlose Reisekostenabrechnung mit sich bringt, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Finanzämter bestehen nicht mehr unbedingt auf Papierbelege
Bisher galt die Devise, dass das Finanzamt zur Anerkennung von Reisekostenabrechnungen unbedingt auf die Archivierung der vorhandenen Rechnungen und Papierbelege besteht. Diese mussten für mögliche Finanzprüfungen volle 10 Jahre im Archiv aufbewahrt werden. Das war insbesondere für Zugtickets oder Hotelrechnungen abstrus, weil diese zumeist nur noch digital ausgestellt werden. Doch die Finanzämter passen sich dem digitalen Wandel an: So kann inzwischen bei der zuständigen Behörde die elektronische Archivierung von Originalbelegen beantragt werden. Kommt die Zustimmung, kann die Umstellung auf ein digitales Archiv – und damit die papierlose Reisekostenabrechnung – starten. Wichtig ist dabei, stets die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) einzuhalten. Besonders bedeutsam sind Revisionssicherheit sowie genaue Anweisungen zur Digitalisierung der Rechnungsbelege. Klassischerweise müssen alle Belege im PDF-Format gespeichert werden, da das zuständige Finanzamt keine JPGs oder PNGs annimmt.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, bieten zahlreiche Anbieter inzwischen eigene Reisekosten-Apps an. Mit diesen können Mitarbeiter direkt über ihr Smartphone notwendige Belege abfotografieren und in ihren Expense Report aufnehmen. Der Weg über einen Desktop-Client sollte allerdings nicht nur dem Treasury zur Verwaltung und Bewilligung offen stehen, sondern auch Mitarbeitern, die keine zusätzliche Applikation auf dem Privathandy möchten.
Die Vorteile der digitalen Erfassung sind nicht von der Hand zu weisen
Für das Treasury bedeutet die digitale Reisekostenverwaltung merkliche Vorteile: So können unternehmensspezifische oder Compliance-Vorgaben einfach als zusätzliche Regeln in die Programme aufgenommen werden. Nicht konforme Buchungen werden mit einem Hinweis auf das Problem abgewiesen. Zudem sind alle Daten jederzeit direkt einsehbar und das ohne Verzögerung – etwa, weil der Kollege vergessen hat, seine Abrechnung in die Hauptstelle mitzubringen.
Hinzu kommen die Vorteile, die sich aus dem Verzicht auf Papier ergeben: Weniger Ausgaben für dieses, Druckertinte und Büromaterial. Zudem sinkt der damit verbundene Aufwand in der Buchhaltung, denn das System übernimmt weite Teile der Archivierung selbstständig. Schließlich bedeutet die Digitalisierung, dass ein Archiv mit Aktenordnern der letzten 10 Jahre obsolet wird. Somit kann teurer Büroraum eingespart werden.
Damit kann die Umstellung auf eine papierlose Reisekostenabrechnung einen weiteren Baustein zu mehr Effizienz und Nachhaltigkeit im Unternehmen beitragen.
