Die richtige Ausstattung des Home Office führt zu mehr Produktivität – und höherer Mitarbeiterbindung!
Zuhause E-Mails checken oder den nächsten Kundentermin in aller Ruhe vorbereiten – immer mehr Angestellte nutzen technische Lösungen, um nicht mehr Vollzeit im Büro sitzen zu müssen. Egal, ob sie die Ruhe für konzentriertes Abarbeiten oder kreativen Freiraum benötigen – Mitarbeiter sind laut einer Stanford-Studie um gut 13,5 Prozent produktiver als im Büro. Grund genug für Unternehmen, Home Office (oder Remote Work) flächendeckend einzuführen. Allerdings zeigt sich dabei ein besonderer Stolperstein: Während jüngere Angestellte bis 45 Jahre gerne auch zuhause arbeiten, legt die Generation 45+ Wert auf eine strikte Trennung zwischen Arbeit und Privatleben. Dem aktuellen Randstatt Arbeitsbarometer zufolge können sich 61 Prozent der Älteren nicht vorstellen, an anderen Orten zu arbeiten.
Doch selbst wenn die Bereitschaft vorhanden ist, gestaltet sich die Umsetzung schwierig: 50 Prozent der Älteren erhalten von ihrem Arbeitgeber keine Ausrüstung für das Home Office. Und auch bei den Jüngeren ist über ein Drittel davon betroffen. Dabei ist die richtige Ausstattung für das Heimbüro ein wichtiger Produktivitätsfaktor. Nur so haben Mitarbeiter die Möglichkeit, von der Ruhe in den heimischen Gefilden zu profitieren.
Aber worauf kommt es bei der Home Office Ausstattung an?
Umso wichtiger ist es, dass das Unternehmen Maßnahmen ergreift und alles Notwendige für die Mitarbeiter im Home Office bereitstellt. Das beginnt bereits bei der Büro-Infrastruktur: Idealerweise verfügt der Remote-Worker über ein separates Zimmer, das nur zum Arbeiten verwendet werden kann. Neben der räumlichen Trennung von Privatem und Arbeit kommt das auch dem Datenschutz entgegen: So kann das Zimmer nach Dienstschluss einfach abgeschlossen werden. Familie und etwaiger Besuch können so keine Firmengeheimnisse einsehen
Ergonomie ist oberstes Ziel
Das Heimbüro sollte zudem ergonomisch ausgestattet werden. Das heißt: Ein höhenverstellbarer Tisch, ein entsprechender Stuhl und ausreichende Beleuchtung. Auch Bildschirm sowie Tastatur und Maus sollten in diesem Zuge an die Körperstatur angepasst werden. Auf diese Weise werden Rücken, Nacken und die Handgelenke geschont sowie krankhafte Fehlhaltungen vermieden. Fallen viele Akten an, die der Mitarbeiter im Home Office verwalten soll, bieten sich (abschließbare) Aktenschränke an. Möglicherweise sollte der Mitarbeiter in diesem Zug auch einen Drucker, Scanner und Aktenschredder erhalten. Unabdinglich ist ein zur Verfügung gestellter Computer. Ob es sich dabei um eine Desktop-Variante oder ein Notebook handelt, sollte anhand potenzieller Reisetätigkeiten entschieden werden.
Um all dies möglichst nahtlos an das Unternehmensnetzwerk anzubinden, empfiehlt es sich, die Einrichtung der unternehmensinternen IT zu übergeben. Auf diese Weise werden alle Remote-Verbindungen direkt eingestellt und sind betriebsbereit. Ebenfalls essentiell: Alle Programme mit einer entsprechenden Lizenz ausstatten. Nichts ist nerviger als am ersten Tag in Home Office keinen Zugriff auf wichtige Dateien zu haben. Gleichermaßen wichtig ist eine kontinuierliche Datensicherung. Egal, ob diese über die Cloud oder eine externe Festplatte vollzogen wird – stürzt der Computer ab, sollten immerhin keine Datenverluste zu beklagen sein.
Ist das Home Office ein oft frequentierter Arbeitsplatz, empfiehlt es sich, über die Einrichtung einer eigenen Telefonleitung nachzudenken. Gerade in älteren Häusern ist der Empfang des Diensthandys oft nur schlecht. Dann sollte zusätzlich ein Festnetztelefon – möglicherweise über VoIP – zur Verfügung gestellt werden. Dem Mitarbeiter sollte jedoch klar sein, dass diese Leitung nur für geschäftliche Telefonate genutzt werden darf.
Mitarbeiter unbedingt nach ihren Bedürfnissen fragen
Nicht immer kann oder möchte man Angestellte mit einem vollen Home Office ausstatten. Besondere Vorsicht gilt bei freischaffenden Mitarbeitern: Werden ihnen Gerät ausgegeben, kann sich deren Beschäftigungsstatus unbemerkt ändern.
Ebenfalls absprechen sollte man sich bei der Einrichtung des Home Office für körperlich Beeinträchtigte. Denn in diesem Fall kann die Unternehmens-IT schlicht unpassend sein. Dann sollte eine enge Absprache mit dem Mitarbeiter erfolgen: Sie verfügen oft bereits schon über das teure und individuell anzufertigende Gerät und können über eine (bezuschussende) BYOD-Policy möglicherweise besser ins Unternehmensnetzwerk eingegliedert werden.
In jedem Fall gilt jedoch die Devise: Wer mit seinen zuhause arbeitenden Mitarbeiter spricht, findet sehr schnell heraus, welche Geräte und Zubehör sie für optimale Produktivität benötigen.
