Papierstau vermeiden, Zeit einsparen: Wird e-Invoicing die Zukunft der Buchhaltung?
Digitale Rechnungsstellung (auch: e-Invoicing) setzt sich in immer mehr Buchhaltungen durch, denn sie verspricht zahlreiche Vorteile. Dazu kommt: Spätestens ab 2020 müssen alle Zulieferer für den öffentlichen Dienst elektronische Rechnungen stellen. Die Papiervariante ist dann nicht mehr zulässig. Doch wie sieht der Fall für alle anderen Unternehmen aus? Zahlt sich e-Invoicing aus?
Die Vorteile des digitalen Büros sind zahlreich
E-Invoicing ist zunächst einmal ein entscheidender Schritt in Richtung des papierlosen Büros. Werden alle Rechnungen und Belege nur noch digital verarbeitet, entfallen oft unterschätzte Kosten für Papier, Drucker und deren Wartung. Nicht zu vergessen die Nerven, die ein streikender Drucker kostet. Auch die Klimabilanz wird es danken, denn selbst herkömmliches Recycling-Papier kommt nicht ohne Umwelteinflüsse aus.
Gleichzeitig spart die digitale Rechnungsstellung Arbeitszeit – einmal aufgesetzt können Standardprozesse automatisiert ablaufen und müssen nur noch von einem Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung überprüft werden. Die so gewonnene Zeit kann dann für komplexere Themen und Probleme in der allgemeinen Rechnungsstellung aufgewendet werden. Sind Kunden und Zulieferer an das gleiche oder ein kompatibles System angeschlossen, geht das Invoicing – und oft auch die Bezahlung – schneller. Standards und Normen werden durch e-Invoicing problemlos und jederzeit eingehalten. Dadurch können die Daten direkt in eigene ERP-Systeme übertragen werden.
Zusätzlich lassen sich weitere Vorteile durch Integration weiterer Unternehmensprozesse erzielen. Zu nennen sind dafür etwa Order-to-Cash oder Procure-to-Pay.
Nachteile sind jedoch nicht zu verschweigen
Leider kann die automatisierte Rechnungsstellung einige Probleme verursachen. Derzeit sind vor allem verschiedene Invoicing-Formate zwischen Unternehmen und Zulieferern ein Ärgernis. Die Europäische Union arbeitet aktuell mit dem Europäischen Komitee für Standardisierung (CEN) an einem einheitlichen, länderübergreifenden Dateiformat zur digitalen Rechnungsstellung. Denn bisher müssen in jedem Land eigene Gesetzgebungen und Vorgaben im e-Invoicing beachtet werden.
Zusätzlich bedeutet die Umstellung auf e-Invoicing einen hohen Einrichtungsaufwand: Prozesse müssen in digitale Zwillinge umgewandelt sowie anschließend erprobt und überarbeitet werden. Und selbst dann kann die elektronische Rechnungsstellung nicht vollkommen automatisiert ablaufen – jemand muss das Ergebnis der Abläufe noch bestätigen.
Zudem sind Sicherheitsbedenken nicht zu verleumden: Sind alle Finanzdaten des Unternehmens mitsamt aller Geldflüsse digital gespeichert und nicht ausreichend gesichert, haben Hacker leichtes Spiel. Egal, ob sie sich selbst Beträge überweisen oder bestehende Daten manipulieren – da es oft keinen handfesten Beweis gibt, ist ein Betrug schwer nachzuweisen. Entsprechend muss IT-Sicherheit zentrales Element des e-Invoicing werden. Klassische Firewalls und Passwortschutz durch Multi-Faktor-Authentifizierung sind dabei die wichtigsten Maßnahmen neben der Schulung von Mitarbeitern. Zugleich sollten diese immer ein offenes Auge für ungewöhnliche Veränderungen haben. Nur so können missliebige Vorfälle reduziert werden. Sicherheit der IT kann jedoch niemand garantieren – das betrifft jedoch alle digitalen Prozesse.
Was bleibt also?
E-Invoicing nimmt an Bedeutung zu und spätestens 2020 werden wohl die meisten Unternehmen auf diese Form der Rechnungsstellung umgestellt haben. Vor Einführung sollte man sich jedoch eingehend mit der zugrunde liegenden IT-Struktur und deren Sicherheit auseinandersetzen und ggf. notwendige Maßnahmen zwingend ergreifen. Hinsichtlich des zu wählenden Dateiformats gibt es aktuell noch keine endgültige Entscheidung, doch Formate wie XRechnung, EDI und XML erscheinen vielversprechend. Das zeigt sich auch in ihrer Verbreitung.
Es bleibt also anzunehmen, dass die Technik der digitalen Rechnungsstellung weiter reifen wird. Spätestens, wenn es eine europäische Richtlinie gibt, sollten Unternehmen e-Invoicing auf ihre digitale Agenda setzen.
