Comment mettre en place un processus de relance des clients?
La relance des clients est un exercice qui présente beaucoup d’intérêt et d’enjeux pour une entreprise, en l’occurrence pour sa trésorerie. Le travail de relance des clients en retard de paiement doit être mené avec tact, délicatesse et fermeté pour atteindre l’objectif de recouvrement envisagé.
Importance de la relance des clients
Toutes les entreprises connaissent à un moment ou à un autre des difficultés de trésorerie dues au retard de paiements des clients. Cette situation peut être à la source d’un handicap réel sur le fonds de roulement de l’entreprise et mettre en mal le paiement des salaires ou la concrétisation de contrats. Il est donc souhaitable que dès le début des activités de l’entreprise, qu’il soit élaboré un tableau de bord de suivi des clients pour rendre fluide et continu le processus de relance sans arriver à une situation conflictuelle.
L’art de la gestion de la relance
Relancer un client au sujet d’un retard de paiement n’est jamais facile à gérer. Il va falloir faire preuve de courtoisie et de prudence, car un client que vous relancez peut être de bonne foi et avoir tout simplement oublié la facture à payer ou connu un contre temps. Un bon processus de relance devrait commencer par un mail ou une lettre type. S’il n’y a pas de retour favorable, appelez au téléphone ou rendez-vous surplace. Un échange direct à souvent pour avantage de dénouer tous les quiproquos et parvenir à un consensus, notamment le paiement des sommes dues. Cependant, il ne faut pas oublier de noter les raisons qui ont conduit le client à un retard de paiement, afin de mieux adapter un accompagnement ou un suivi.
A quelle fréquence relancer un client ?
En règle générale, il n’y a pas un nombre de relance défini à envoyer à un client en retard de paiement. D’ordinaire, les entreprises relancent 2 fois un client avant de passer au niveau supérieur de mise en demeure, de gestion de contentieux ou de recours à un huissier.
