Eine Car Policy beugt unnötigen Kosten und juristischem Ärger vor 

Jedes Unternehmen legt Wert auf eine Privacy Policy zum Schutz wertvoller Daten und um sich gegen Schadensansprüche abzusichern. Die Car Policy dagegen wird häufig vernachlässigt. Das ist fatal, denn eine gute Car Policy hat die Gesamtkosten des Fuhrparks im Blick, legt Sorgfalt in die Ausgestaltung der Nutzungsbestimmungen und regelt als juristische Absicherung die Einzelheiten zur Vorgehensweise im Schadensfall. 

Weniger als 50% der Unternehmen haben eine Car Policy 

Eine Umfrage von Dataforce ergab, dass weniger als die Hälfte der Firmen über eine schriftliche Dienstwagenverordnung verfügt. Dadurch entstehen unnötige Kosten und die Unternehmen setzen sich leichtfertig Risiken aus. Zu den Konfliktfeldern gehören neben der Gefährdung des sozialen Friedens im Unternehmen auch die Konsequenzen der Halterhaftung, die von Geldbußen und Punkten bis hin zu strafrechtlichen Folgen reichen können. 

Sinnvolle Regelungen in der Nutzungsvereinbarung 

Die Nutzungsvereinbarung sollte Teil des Arbeitsvertrages sein. Darin werden Rechte und Pflichten des Fahrers bis hin zu Führerscheinkontrollen detailliert beschrieben. Ebenso sind private Nutzung und Fragen der Kostenübernahme aufgeführt. Erteilt ein Unternehmen die Erlaubnis zur Privatnutzung, dann ist der Dienstwagen Gehaltsbestandteil. Neben den steuerrechtlichen Konsequenzen sind die erschwerten Bedingungen zu beachten, unter denen dieser Nutzungsanspruch wieder aberkannt werden kann. Wirtschaftliche Engpässe der Firma reichen hier nicht aus. 

User-Chooser Regelung – Ein Kostenverursacher 

Ein großzügiger Spielraum für den Mitarbeiter, der einen Dienstwagen fährt, erzeugt nicht nur unnötig hohe Betriebskosten, sondern auch Kosten, die bereits während der Fahrzeugauswahl entstehen. Für die Auswahl des Dienstwagens sind bis zu 30 Arbeitsstunden einzuplanen, deren Stundensätze mit in die Fahrzeugbestellungen einzurechnen sind. 

Car Policy oder Mobility Policy 

Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, Car Sharing oder Elektrobikes bietet sich die Ausweitung der Car Policy zur Mobility Policy oder die Einführung eines Mobilitätsbudgets an. Auch in diesen Fällen sollten die Nutzungsbedingungen genau beschrieben sein. 

Ob Car Policy, Mobility Policy oder Mobilitätsbudget, die Nutzungsbedingungen müssen in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden.