Diese 10 Fehler im Fuhrparkmanagement sind vermeidbar

Die Firmenwagen nebenbei managen – das war der ursprüngliche Plan. Doch ständig muss ein Fahrzeug in die Reparatur, zum TÜV oder der Leasingvertrag läuft aus. Der Aufwand ist enorm und trotzdem sind nie alle Autos umfassend gewartet.

Fehler zu machen ist menschlich. Weiß man jedoch, worauf man achten soll, lassen sich die meisten vermeiden. Gerade wer neu im Fuhrparkmanagement ist oder es frisch übernimmt, sieht sich einer Herausforderung gegenüber: Wie meistere ich den Fuhrpark möglichst gut und effizient? Diese 10 Fehler können Sie dabei in jedem Fall vermeiden:

Keine Kostenübersicht: Nur, wenn alle Rechnungen als solche erfasst und an den richtigen Kostenpunkten abgelegt werden, ist es möglich, diese in ihrer Größe zu verordnen – und Kosten zu senken.
Keine Terminkontrollen und -erinnerungen: Jedes Auto muss regelmäßig zur Hauptuntersuchung und zur UVV-Prüfung. Fahrer müssen außerdem regelmäßig ihren Führerschein kontrollieren lassen und Leasingverträge laufen ebenfalls aus. Ein System, das diese Erinnerungsfunktion übernimmt, ist daher essentiell.
Flottenverwaltung nur mit Excel: Auch wenn das Tabellenverarbeitungsprogramm für kleine und einfache Fuhrparks noch ausreichen mag, bieten die Tabellen keine übersichtliche Möglichkeit, Fahrerwechsel, Rechnungen, Kraftstoffverbrauch und mehr darzustellen. Eine angepasste Software erleichtert Überblick und Analyse.
Keine regelmäßigen Berichte anfordern: Nur mit aktuellen Zahlen zu Verbrauch, gefahrenen Kilometern und Werkstattberichten ist es möglich, Fahrzeugeinsätze und Kosten genau zu kalkulieren. Regelmäßige automatisierte Serviceberichte sind entsprechend notwendig.
Keine Laufleistungskontrolle: Da jedes Fahrzeug mit einer entsprechenden Jahreslaufleistung geleast oder versichert wird, ist es angeraten, den Soll- und Ist-Wert regelmäßig zu überprüfen und die Fahrtleistung ggf. anzupassen. Ansonsten könnten hohe Nachzahlungen drohen.
Abhängigkeiten von Dienstleistern: Es ist wichtig, einzelne Bereiche, für die Ressourcen fehlen, an versierte Dienstleister zu geben. Doch nimmt der Anteil an ausgelagerten Aufgaben überhand, ist man schnell in Abhängigkeiten gerutscht oder kann Prozesse nicht mehr selbst steuern.
Keinen Überblick über die gesamten Fahrzeugkosten: Die TCO, also Gesamtbesitzkosten, eines Fahrzeugs sind ein wichtiger Faktor beim Autokauf – nicht der Fahrzeugpreis. Denn die Kosten über den Lebenszyklus eines Autos machen bis zu 80% der TCO aus.
Fahrzeuge bis zur Verschrottung fahren: Bei jedem Fahrzeug gibt es einen Zeitpunkt, ab dem Reparaturen nicht mehr wirtschaftlich sind. Mittels Kalkulationen kann dieser Zeitpunkt erfasst – und das Auto entsprechend verkauft oder verschrottet werden.
Firmenwagen alle Freiheiten bieten: Gerade bei Schäden, unnötig hohem Verbrauch oder Verschleiß durch Vielfahren benötigen Fuhrparkmanager eine einheitliche Richtlinie nach der diese Kosten übernommen oder an die Fahrer abgewälzt werden können.
Keine Effizienz im Fuhrparkmanagement: Kleine Fuhrparks können mit einer manuellen Verwaltung zwar noch alle relevanten Punkte abdecken, doch ab einer bestimmten Größe sind automatisierte Programme nahezu Standard, um alle wichtigen Daten zeitnah erfassen und verarbeiten zu können.