Programme mit langen Schatten: So gehen Sie mit der Schatten-IT um

Der neue CIO läuft durch die Abteilungen, um sich ein Bild der aktuellen IT-Nutzung zu machen. In nahezu jedem Büro sieht er etwas über die Bildschirme huschen, wenn er den Raum betritt. Was es ist? Möglicherweise nur ein Schatten...

Inoffizielle Programmnutzung im Unternehmensalltag

Nutzen Mitarbeiter im Unternehmen Programme ohne Wissen und Genehmigung der IT-Abteilung, spricht man von einer Schatten-IT. Darunter können alle Dienste und Programme fallen, die einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen heimlich für Backups, Filesharing oder zur Kommunikation nutzen. Insbesondere durch die Verbreitung der Cloud hat die Schatten-IT in vielen Unternehmen zugenommen: Wenn es Dienste schnell und kostenfrei im Internet gibt, warum dann noch auf die umständliche IT warten?

Schatten-IT ist nicht ungefährlich

Doch die Schatten-IT birgt große Gefahren für ein Unternehmen: Werden sensible Kundendaten über eine Public Cloud veröffentlicht, ist dies für die Organisation fatal – umso mehr, wenn keine Führungskraft wusste, dass dort überhaupt Daten lagerten. Der Datenschutz wird bei diesen heimlichen Prozessen oft ebenfalls nicht gewahrt. Und schließlich bleibt die Frage nach der Verantwortung: Wer haftet im Schadensfall für unsachgemäß gespeicherte Daten – der Angestellte oder das Unternehmen?

Effektiv gegen die Schatten-IT vorgehen

Entsprechend müssen Führungskräfte in der IT die Nutzung einer Schatten-IT möglichst eindämmen. Kontrolle und Verbote können allerdings nur ein erster Schritt sein. Wichtig ist es, herauszufinden, welche Ursachen hinter dem Sachverhalt liegen.

Fehlendes Wissen über bestehende Programme oder mangelnde IT-Infrastruktur können einfach behoben werden. Regelmäßige Auffrischungen in den bestehenden Applikationen sollten ebenso angestrebt werden wie die unkomplizierte Bereitstellung aller Angebote. Gerade für große Unternehmen bietet sich ein Service Portal an. Dort können alle verfügbaren Programme erklärt und zum Download bereitgestellt werden.

Schließlich sollten Entscheidungen für bestimmte IT-Lösungen niemals ohne das ausführliche Feedback der betroffenen Mitarbeiter implementiert werden. Sie wissen am besten, welche Funktionen im Arbeitsalltag notwendig sind.

Letztendlich ist es auch das Anliegen einer Organisation, das teuer erkaufte Programme im Unternehmensalltag eingesetzt werden. Eine Schatten-IT kann also ein deutliches Zeichen sein, dass nachjustiert werden sollte.