Tipps für ein effektives Meeting: So kommen Sie auf den Punkt

In fast jeder Branche gehören Meetings fest zum Arbeitsalltag. Der Austausch und die Weitergabe von Informationen und Sachverhalten sind wichtig. Der Ruf dieser Besprechungsrunden ist jedoch angeschlagen. Das belegen diverse Studien zum Thema. In zahlreichen Unternehmen geht viel Zeit mit schlechten Meetings verloren. Mit folgenden Tipps können Sie Meetings effektiv und zielführend gestalten:

Aller Anfang: Perfekte Vorbereitung

Damit ein Meeting sich nicht zu einem Zeitfresser entwickelt, sollte es gut geplant werden. Im Vorfeld sollte eine Agenda mit den wichtigsten Themen erstellt werden. Welche Themen sollen besprochen werden? Sind die richtigen Ansprechpartner vor Ort? Welche Informationen sollen geteilt werden? Viele Probleme können auch auf anderem Wege geklärt werden, ohne dass dafür ein Meeting veranschlagt werden muss.

Oftmals wird vergessen, ein Ziel festzulegen. Jede Besprechung sollte ein Ziel haben, das alle Teilnehmer auch verfolgen. Ansonsten können sich Diskussionen im Kreis drehen.

Wichtig: Perfekte Durchführung

Für das eigentliche Meeting sollte eine Zeitvorgabe festgesetzt werden. So können alle Themen in einem Zeitfenster besprochen werden. Der Moderator selbst sollte laut und deutlich sprechen und während der gesamten Zeit präsent sein. Standup-Meetings haben sich als zeiteffizient bewährt und werden immer beliebter.

Störende Faktoren während der Sitzung sollten vermieden werden. Klingelnde Smartphones, laute Umgebungsgeräusche oder Mitarbeiter, die zu früh beziehungsweise zu spät kommen, stören den Ablauf. Idealerweise sollte die Teilnehmerzahl daher überschaubar bleiben. Das minimiert die Ablenkung und Gespräche untereinander.

Zum Abschluss: Perfekte Nachbereitung

Wurden im Meeting Ziele festgesetzt, dann müssen diese auch erreicht werden. Vorgesetzte sollten im Rahmen ihres Delegationsrechts die Durchführung überprüfen und als gutes Beispiel vorangehen. Wenn schon der Vorgesetzte die Ziele nicht verfolgt, werden es die Mitarbeiter ebenfalls nicht priorisieren. Konsequenz bei der Nachbereitung ist wichtig. Werden Nachlässigkeiten geduldet, verlieren Meetings ihre Wirkung. Ein Meeting nimmt wichtige Arbeitszeit in Anspruch und muss daher auch einen nachweisbaren Nutzen für das Unternehmen besitzen.