10 Regeln zum Mobilen Scannen aus steuerlicher Sicht unter Berücksichtigung der Neufassung der GoBD

Die mobile Erfassung und Verarbeitung von Belegen, auch bekannt als Mobiles Scannen oder Mobile Capturing ist auf dem Vormarsch. Die Idee dahinter: Statt Abrechnungen in Papierform einzureichen, was nicht selten ein aufwendiges und zeitraubendes Prozedere ist, werden die Belege mittels Smartphone fotografiert und als „Digitalisat“ elektronisch an das Unternehmen zur Prüfung und weiteren Verarbeitung übermittelt. Während die Digitalisierung von Papierbelegen durch stationäre Scanner im Unternehmen inzwischen nahezu einen Standardprozess darstellt, entstehen mit der Verbreitung mobiler Endgeräte wie Smartphones oder Tablets so neue effiziente Anwendungsszenarien.

Schnell wirft dies jedoch die berechtigte Frage auf, ob der fotografisch festgehaltene Beleg auch steuerlich anerkannt wird und die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind. Die Antwort lautet ja, denn spätestens mit der Neufassung der GoBD vom 28. November 2019 steht der mobilen Belegerfassung steuerlich nichts mehr im Weg. Allerdings bedarf es einer speziellen Prozessausgestaltung sowie einer steuerlichen Verfahrensdokumentation. Eine erfolgreiche und steuerkonforme Projektumsetzung sollte sich an den folgenden 10 Regeln orientieren.